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Neuregelung der ersten Tätigkeitsstätte nach dem Reisekostengesetz

Arbeitnehmer – dazu gehören auch angestellte GmbH-Geschäftsführer – können beruflich veranlasste Fahrtkosten in Höhe des tatsächlichen Aufwands als Werbungskosten steuerlich ansetzen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kommt nur die sog. Entfernungspauschale von zzt. 0,30 € je Entfernungskilometer zum Tragen. Die frühere Bezeichnung für Arbeits- oder Dienstort als „regelmäßige Arbeitsstätte“ wurde durch „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt.

In mehreren Urteilen vom 4.4.2019 entschied der Bundesfinanzhof nunmehr, dass die Regelungen des neuen Reiskostenrechts verfassungsgemäß sind. In den veröffentlichten Urteilen musste geklärt werden, wie die erste Tätigkeitsstätte zu definieren ist. Die Beteiligten waren allesamt Arbeitnehmer mit verschiedensten Berufen (Polizisten, Piloten, Sicherheitskräfte, befristete Arbeitsverhältnisse). Anhand dieser Urteile wurden die Merkmale der ersten Tätigkeitsstätte verdeutlicht.

Die erste Tätigkeitsstätte ist die feste betriebliche Einrichtung, von der aus der Arbeitnehmer befristet oder unbefristet seiner beruflichen Arbeit nachgeht. Dabei ist eine Tätigkeit in geringem Umfang schon ausreichend, der Schwerpunkt seiner Arbeit muss sich nicht dort abspielen. Grund für die Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung ist die vertragliche oder dienstrechtliche Regelung oder aber die dienstliche Anordnung des Arbeitgebers. Tätigkeiten außerhalb der Einrichtung sind für die Zuordnung unerheblich.

Anmerkung: Diese Regelungen sind sowohl für die Entfernungspauschale als auch für den Ansatz der Verpflegungspauschalen von Bedeutung.

Fahrtkosten bei Vermietung und Verpachtung

Vermieter können Fahrtkosten zu ihren Vermietungsobjekten im Regelfall in tatsächlicher Höhe oder mit einer Pauschale von 0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten geltend machen. In seiner Entscheidung vom 1.12.2015 stellt der Bundesfinanzhof aber klar, dass die ungünstigere Entfernungspauschale (0,30 € nur für jeden Entfernungskilometer) aber dann anzuwenden ist, wenn das Vermietungsobjekt ausnahmsweise die regelmäßige Tätigkeitsstätte des Vermieters ist.

Im entschiedenen Fall sanierte ein Steuerpflichtiger mehrere Wohnungen und ein Mehrfamilienhaus und suchte die hierfür eingerichteten Baustellen 165 mal bzw. 215 mal im Jahr auf. Aufgrund der Vielzahl der Fahrten zu den beiden Objekten kam das Finanzamt (FA) zu dem Ergebnis, dass der Steuerpflichtige am Ort der Vermietungsobjekte seine regelmäßige Tätigkeitsstätte habe. Die Fahrtkosten waren daher nach Ansicht des FA nur in Höhe der Entfernungspauschale abziehbar.

Im Regelfall sucht ein Steuerpflichtiger ein Vermietungsobjekt allerdings nicht arbeitstäglich auf, sondern in größerem oder kleinerem zeitlichem Abstand, z. B. zu Kontrollzwecken, bei Mieterwechseln oder zur Ablesung von Zählerständen. Zudem erfordert bei nicht umfangreichem Grundbesitz die Verwaltung eines Mietobjekts in der Regel keine besonderen Einrichtungen, wie z. B. ein Büro, sondern erfolgt regelmäßig von der Wohnung des Steuerpflichtigen aus. In einem solchen Fall ist das Vermietungsobjekt nicht der ortsgebundene Mittelpunkt der Vermietungstätigkeit.

Neuregelungen im Reisekostenrecht ab 2014

Mit den Neuregelungen bei den Reisekosten soll eine vereinfachte Ermittlung der abziehbaren Reisekosten ab 2014 erreicht werden. Von den Neuregelungen sind die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten betroffen. Dieser Beitrag soll einen kurzen Überblick über die neuen Regelungen geben.

Die erste Tätigkeitsstätte (neu): An die Stelle des bisherigen Begriffs der “regelmäßigen Arbeitsstätte” tritt ab 2014 der neue Begriff der “ersten Tätigkeitsstätte”. Hierbei handelt es sich um eine ortsfeste Einrichtung, an der der Arbeitnehmer unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder länger als 48 Monate tätig werden soll. Ein Arbeitnehmer kann nur “eine” erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis haben. Entscheidend ist grundsätzlich die Anordnung des Arbeitgebers gemäß dienstrechtlichen Weisungen. 1. Prüfungsstufe – die Zuordnung des Arbeitgebers: Wenn mehrere Tätigkeitsstätten vorhanden sind, bestimmt der Arbeitgeber, welche davon als erste Tätigkeitsstätte gilt. 2. Prüfungsstufe – die quantitative Abgrenzung: Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer keiner bestimmten Tätigkeitsstätte zu, wird eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt, sofern

  • der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder
  • mindestens 1/3 seiner regelmäßigen Arbeitszeit

an einer betrieblichen Einrichtung gemäß seinem Arbeitsvertrag tätig werden soll. Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, wird die seiner Wohnung am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte bestimmt.

Fahrtkosten: Der Arbeitnehmer kann bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit die Fahrtkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten angesetzt werden, sofern der Arbeitnehmer alle Aufwendungen für das Fahrzeug trägt. Dieser pauschale Kilometersatz beträgt für Pkws zzt. 0,30 € je Kilometer. Hier sei jedoch angemerkt, dass die tatsächlichen Kosten je Kilometer i. d. R. weit höher sind und sich somit eine individuelle Ermittlung lohnen kann.

Beispiel 1: Arbeitnehmer A mit Wohnsitz in Düsseldorf ist unbefristet dem Sitz der Geschäftsleitung seines Arbeitgebers in Köln zugeordnet. Er hat dort seine erste Tätigkeitsstätte. Im Monat Juni 2014 wird er an 25 Arbeitstagen nur bei einem Kunden in Bonn tätig. Die Fahrten dorthin legt er mit seinem eigenen Pkw zurück. Die einfache Entfernung von seiner Wohnung in Düsseldorf zum Kunden in Bonn beträgt 72 km.
Konsequenz: Die Fahrten von seiner Wohnung in Düsseldorf zu seiner ersten Tätigkeitsstätte in Köln werden in Höhe der Entfernungspauschale als Werbungskosten berücksichtigt. Für seine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit in Bonn kann A die Werbungskosten nach Reisekostengrundsätzen geltend machen. So kann er z. B. folgende Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen: 25 Arbeitstage × 144 gefahrene Kilometer × 0,30 € = 1.080 €.

Verpflegungsmehraufwendungen:Die bisherige dreistufige Staffelung bei den Verpflegungsmehraufwendungen wird auf zwei Stufen reduziert. Für Inlandsreisen können ab 2014 folgende Pauschbeträge steuerlich berücksichtigt werden:

  • 12 € je Kalendertag, sofern der Arbeitnehmer mehrals 8 Stunden von seiner Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
  • 24 € je Kalendertag bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden,
  • jeweils 12 € für den An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Für die Qualifizierung als An- oder Abreisetag ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung übernachtet.

Die Verpflegungspauschale von 12 € gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige berufliche Tätigkeit “über Nacht ausübt” (ohne Übernachtung) und er dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Beispiel 2: Arbeitnehmer B hat eine Besprechung mit einem Kunden am Mittwoch um 9 Uhr. Aufgrund der Entfernung muss er bereits am Dienstag anreisen. Er verlässt gegen 20 Uhr seine Wohnung und übernachtet am Ort der Besprechung. Nach der Besprechung reist er wieder ab. Seine Wohnung erreicht er am Donnerstag um 2.00 Uhr.
Rechtslage bis 31.12.2013: B kann lediglich für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 24 € geltend machen, da die Abwesenheitsdauer an den übrigen zwei Tagen unter 8 Stunden betragen hat.
Rechtslage ab 2014: B kann für den An- und Abreisetag jeweils einen Pauschbetrag von 12 € und für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 24 € als Werbungskosten geltend machen, insgesamt also 48 €.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandstätigkeit: Auch für Tätigkeiten im Ausland gelten ab 2014 nur noch zwei statt bisher drei Pauschalen, wobei die gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen erfüllt sein müssen. Die Auslandspauschalen waren bei Ausarbeitung dieses Schreibens noch nicht bekannt. Diese werden aber sicherlich noch vor Jahresende 2013 veröffentlicht.

Änderungen bei der Dreimonatsfrist: Die Berücksichtigung der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen bleibt wie bisher grundsätzlich auf die ersten 3 Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Neu ist ab 2014, dass eine zeitliche Unterbrechung von 4 Wochen unabhängig vom Anlass der Unterbrechung, wie z. B. Krankheit, Urlaub oder Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte, zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist führt.

Doppelte Haushaltsführung: Das Vorliegen eines “eigenen Hausstands” außerhalb des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte erfordert künftig neben dem Innehaben einer Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter auch eine angemessene finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung. Außerdem muss am Ort der ersten Tätigkeitsstätte die Nutzung einer Zweitunterkunft aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Eine Zweitwohnung an einem anderen Ort kann anerkannt werden, wenn der Weg von dort aus zur ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung zur neuen Tätigkeitsstätte beträgt.

Ab 2014 können als Unterkunftskosten im Inland die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung einer Wohnung oder Unterkunft angesetzt werden – höchstens jedoch 1.000 € pro Monat. Soweit der monatliche Höchstbetrag nicht ausgeschöpft wird, ist eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens in andere Monate im selben Kalenderjahr möglich. Die bisherige Grenze von 60 m2 für eine Wohnung entfällt. Für das Ausland bleibt die Rechtslage unverändert.

Anmerkung: Ggf. müssen die Reisekostenrichtlinien in Ihrem Betrieb angepasst werden. Reisekosten stellen in manchen Unternehmen einen großen finanziellen Belastungsfaktor dar. Lassen Sie sich im Einzelfall von uns beraten!

Reform der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts

Im “Entwurf eines Gesetzes zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts” stellt das Bundesfinanzministerium seine neuen Pläne vor. Zu den wichtigsten Punkten wird wie folgt Stellung genommen.

Unternehmensbesteuerung: Die Planungen sehen vor, den Höchstbetrag beim Verlustrücktrag von derzeit 511.500 € (bei zusammen veranlagten Ehegatten 1.023 000 €) auf 1 Mio. € (bzw. 2 Mio. €) anzuheben.

Reisekostenrecht: Das steuerliche Reisekostenrecht soll grundlegend vereinfacht und vereinheitlicht werden. Dazu will der Gesetzgeber bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen die Mindestabwesenheitszeiten verändern und statt der bisherigen dreistufigen Staffelung eine zweistufige Staffelung der Pauschalen (im Inland 12 € und 24 €, Wegfall der niedrigsten Pauschale von 6 Euro) einführen

Im Bereich der Fahrtkosten bei Fahrten zur sog. regelmäßigen Arbeitsstätte soll gesetzlich festgelegt werden, dass es höchstens noch eine solche Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis gibt, deren Bestimmung durch den Arbeitgeber oder anhand von “quantitativen Elementen” (neuer Begriff: “erste Tätigkeitsstätte”), statt der vom Bundesfinanzhof verwendeten “qualitativen Elemente” erfolgt; dies führt auch bei der Besteuerung von Dienstwagen zu mehr Rechtssicherheit.

Weitere Vereinfachungen sind im Bereich der Unterkunftskosten im Rahmen der sog. doppelten Haushaltsführung sowie der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Verpflegung geplant.

Inkrafttreten: Die Änderungen des Reisekostenrechts sollen zum 1.1.2014, die zum Verlustrücktrag mit Verkündung des Gesetzes in Kraft treten.

Erstattung von Fahrtkosten als Kinderbetreuungskosten

Fahrtkosten in Zusammenhang mit unentgeltlicher Kinderbetreuung können in Höhe von 2/3 der Aufwendungen als erwerbsbedingte Kinderbetreuungskosten steuerlich abzugsfähig sein.

Die Fahrtkosten, die einer Großmutter in Zusammenhang mit der unentgeltlichen Betreuung ihres Enkelkindes entstanden sind, und ihr von den Eltern des Kindes erstattet werden, sind bei entsprechender Vertragsgestaltung bei den Eltern als erwerbsbedingte Kinderbetreuungskosten steuerlich abziehbar.

In einem vom Finanzgericht Baden-Württemberg (FG) am 9.5.2012 rechtskräftig entschiedenen Fall haben die beiden Großmütter ihr Enkelkind an einzelnen Tagen in der Woche unentgeltlich im Haushalt der Eltern des Kindes betreut, damit diese arbeiten konnten. Nur die Fahrtkosten erhielten sie von den Eltern des Kindes aufgrund schriftlicher Verträge erstattet. Das Finanzamt erkannte die Fahrtkosten nicht an, weil es der Meinung war, es handele sich um familieninterne und damit außerhalb der Rechtssphäre liegende Gefälligkeiten.

Das FG ließ jedoch die Aufwendungen zu 2/3 zum steuerlichen Abzug zu. Die Betreuungsleistungen der Großmütter seien Dienstleistungen im Sinne der einkommensteuerlichen Regelungen für die Kinderbetreuung, auch wenn sie unentgeltlich erbracht wurden. Es komme nur darauf an, ob die getroffene Vereinbarung zwischen den Eltern des Kindes und deren Müttern (= Großmütter des Kindes) über den Fahrtkostenersatz auch zwischen fremden Dritten so üblich wäre. Diese Frage hat das FG bejaht. Nach Auffassung der Richter ist es unerheblich, ob eine fremde Betreuungsperson für die Betreuungsleistung selbst ein Honorar gefordert hätte.