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Steuerliche Behandlung von Reisekosten bei Auslandsreisen ab 1.1.2018

Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 8.11.2017 die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1.1.2018 bekannt gemacht. Diese finden Sie auf der Internetseite des BMF unter: http://www.bundesfinanzministerium.de und dort unter Service -> Publikationen -> BMF-Schreiben.

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Bitte beachten Sie! Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den „Werbungskostenabzug“ sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten ansetzbar; dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug. Diese Regeln gelten auch für doppelte Haushaltsführungen im Ausland.

Neuregelungen im Reisekostenrecht ab 2014

Mit den Neuregelungen bei den Reisekosten soll eine vereinfachte Ermittlung der abziehbaren Reisekosten ab 2014 erreicht werden. Von den Neuregelungen sind die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten betroffen. Dieser Beitrag soll einen kurzen Überblick über die neuen Regelungen geben.

Die erste Tätigkeitsstätte (neu): An die Stelle des bisherigen Begriffs der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ tritt ab 2014 der neue Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Hierbei handelt es sich um eine ortsfeste Einrichtung, an der der Arbeitnehmer unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder länger als 48 Monate tätig werden soll. Ein Arbeitnehmer kann nur „eine“ erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis haben. Entscheidend ist grundsätzlich die Anordnung des Arbeitgebers gemäß dienstrechtlichen Weisungen. 1. Prüfungsstufe – die Zuordnung des Arbeitgebers: Wenn mehrere Tätigkeitsstätten vorhanden sind, bestimmt der Arbeitgeber, welche davon als erste Tätigkeitsstätte gilt. 2. Prüfungsstufe – die quantitative Abgrenzung: Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer keiner bestimmten Tätigkeitsstätte zu, wird eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt, sofern

  • der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder
  • mindestens 1/3 seiner regelmäßigen Arbeitszeit

an einer betrieblichen Einrichtung gemäß seinem Arbeitsvertrag tätig werden soll. Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, wird die seiner Wohnung am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte bestimmt.

Fahrtkosten: Der Arbeitnehmer kann bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit die Fahrtkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten angesetzt werden, sofern der Arbeitnehmer alle Aufwendungen für das Fahrzeug trägt. Dieser pauschale Kilometersatz beträgt für Pkws zzt. 0,30 € je Kilometer. Hier sei jedoch angemerkt, dass die tatsächlichen Kosten je Kilometer i. d. R. weit höher sind und sich somit eine individuelle Ermittlung lohnen kann.

Beispiel 1: Arbeitnehmer A mit Wohnsitz in Düsseldorf ist unbefristet dem Sitz der Geschäftsleitung seines Arbeitgebers in Köln zugeordnet. Er hat dort seine erste Tätigkeitsstätte. Im Monat Juni 2014 wird er an 25 Arbeitstagen nur bei einem Kunden in Bonn tätig. Die Fahrten dorthin legt er mit seinem eigenen Pkw zurück. Die einfache Entfernung von seiner Wohnung in Düsseldorf zum Kunden in Bonn beträgt 72 km.
Konsequenz: Die Fahrten von seiner Wohnung in Düsseldorf zu seiner ersten Tätigkeitsstätte in Köln werden in Höhe der Entfernungspauschale als Werbungskosten berücksichtigt. Für seine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit in Bonn kann A die Werbungskosten nach Reisekostengrundsätzen geltend machen. So kann er z. B. folgende Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen: 25 Arbeitstage × 144 gefahrene Kilometer × 0,30 € = 1.080 €.

Verpflegungsmehraufwendungen:Die bisherige dreistufige Staffelung bei den Verpflegungsmehraufwendungen wird auf zwei Stufen reduziert. Für Inlandsreisen können ab 2014 folgende Pauschbeträge steuerlich berücksichtigt werden:

  • 12 € je Kalendertag, sofern der Arbeitnehmer mehrals 8 Stunden von seiner Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
  • 24 € je Kalendertag bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden,
  • jeweils 12 € für den An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Für die Qualifizierung als An- oder Abreisetag ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung übernachtet.

Die Verpflegungspauschale von 12 € gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige berufliche Tätigkeit „über Nacht ausübt“ (ohne Übernachtung) und er dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Beispiel 2: Arbeitnehmer B hat eine Besprechung mit einem Kunden am Mittwoch um 9 Uhr. Aufgrund der Entfernung muss er bereits am Dienstag anreisen. Er verlässt gegen 20 Uhr seine Wohnung und übernachtet am Ort der Besprechung. Nach der Besprechung reist er wieder ab. Seine Wohnung erreicht er am Donnerstag um 2.00 Uhr.
Rechtslage bis 31.12.2013: B kann lediglich für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 24 € geltend machen, da die Abwesenheitsdauer an den übrigen zwei Tagen unter 8 Stunden betragen hat.
Rechtslage ab 2014: B kann für den An- und Abreisetag jeweils einen Pauschbetrag von 12 € und für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 24 € als Werbungskosten geltend machen, insgesamt also 48 €.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandstätigkeit: Auch für Tätigkeiten im Ausland gelten ab 2014 nur noch zwei statt bisher drei Pauschalen, wobei die gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen erfüllt sein müssen. Die Auslandspauschalen waren bei Ausarbeitung dieses Schreibens noch nicht bekannt. Diese werden aber sicherlich noch vor Jahresende 2013 veröffentlicht.

Änderungen bei der Dreimonatsfrist: Die Berücksichtigung der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen bleibt wie bisher grundsätzlich auf die ersten 3 Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Neu ist ab 2014, dass eine zeitliche Unterbrechung von 4 Wochen unabhängig vom Anlass der Unterbrechung, wie z. B. Krankheit, Urlaub oder Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte, zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist führt.

Doppelte Haushaltsführung: Das Vorliegen eines „eigenen Hausstands“ außerhalb des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte erfordert künftig neben dem Innehaben einer Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter auch eine angemessene finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung. Außerdem muss am Ort der ersten Tätigkeitsstätte die Nutzung einer Zweitunterkunft aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Eine Zweitwohnung an einem anderen Ort kann anerkannt werden, wenn der Weg von dort aus zur ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung zur neuen Tätigkeitsstätte beträgt.

Ab 2014 können als Unterkunftskosten im Inland die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung einer Wohnung oder Unterkunft angesetzt werden – höchstens jedoch 1.000 € pro Monat. Soweit der monatliche Höchstbetrag nicht ausgeschöpft wird, ist eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens in andere Monate im selben Kalenderjahr möglich. Die bisherige Grenze von 60 m2 für eine Wohnung entfällt. Für das Ausland bleibt die Rechtslage unverändert.

Anmerkung: Ggf. müssen die Reisekostenrichtlinien in Ihrem Betrieb angepasst werden. Reisekosten stellen in manchen Unternehmen einen großen finanziellen Belastungsfaktor dar. Lassen Sie sich im Einzelfall von uns beraten!

Regelmäßige Arbeitsstätte bei mehreren Tätigkeitsstätten

1. Arbeitnehmer: Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in seinen Urteilen vom 9.6.2011 zur regelmäßigen Arbeitsstätte bei mehreren Tätigkeitsstätten entschieden, dass ein Arbeitnehmer nicht mehr als eine regelmäßige Arbeitsstätte je Arbeitsverhältnis innehaben kann (Rechtsprechungsänderung). In Fällen, in denen bisher mehrere regelmäßige Arbeitsstätten angenommen wurden, ist die Entfernungspauschale nunmehr nur für Fahrten zwischen Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte anzusetzen. Für die übrigen Fahrten können Werbungskosten nach den Grundsätzen einer Auswärtstätigkeit geltend gemacht werden.

Die Finanzverwaltung geht von einer regelmäßigen Arbeitsstätte aus, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der dienstrechtlichen / arbeitsvertraglichen Festlegungen einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers

  • arbeitstäglich
  • je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder
  • mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Wird im Einzelfall hiervon abweichend geltend gemacht, dass eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, muss das anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.

2. Selbstständige: Das Finanzgericht Baden-Württemberg (FG) hat mit Urteil vom 27.10.2011 entschieden, dass auch ein Selbstständiger nur eine Betriebsstätte haben kann. Entsprechend ließ es die Aufwendungen für Fahrten zu verschiedenen Tätigkeitsstätten als unbeschränkt abzugsfähige Reisekosten zum steuerlichen Ansatz zu.

In seiner Begründung führt es aus, dass der BFH bereits mit Urteil vom 9.6.2011 entschieden habe, dass Arbeitnehmer nur eine Arbeitsstätte haben können. Das trifft nach Auffassung des FG auch auf selbstständig Tätige zu. Verfassungsrechtlich sei eine Gleichbehandlung von Arbeitnehmern und übrigen Steuerpflichtigen geboten.

Anmerkung: Das Finanzgericht ließ in seinem Urteil die Revision zu, die das Finanzamt zwischenzeitlich eingelegt hat.

Bundesministerium der Finanzen (BMF) setzt Arbeitsgruppe zur Reisekostenvereinfachung ein

In der Begründung des Regierungsentwurfs zum Steuervereinfachungsgesetz kündigt die Bundesregierung als flankierende Maßnahme eine Vereinfachung des Reisekostenrechts an. Zu diesem Zweck hat das BMF eine Arbeitsgruppe eingesetzt. Ziel der Arbeitsgruppe ist es, Vereinfachungen zu entwickeln und die entsprechenden Regelungen zu entwerfen. Die Arbeitsgruppe besteht aus Vertretern der Bundesländer und des BMF und hat Anfang März das erste Mal getagt. Ergebnisse sollen bis zum Jahresende vorliegen.

Neben den Beratungen zwischen den Ländern und dem BMF sollen auch Gespräche mit den Wirtschaftsverbänden stattfinden. Teilnehmen werden neben den Verbänden auch Richter des Bundesfinanzhofs und Vertreter der Wissenschaft.

Höchste Priorität bei dem anstehenden Gespräch wird zunächst die Forderung der Wirtschaft haben, dass der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte gesetzlich definiert wird und ein Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben kann.

Auslandsreisekosten ab 1.1.2011

Das für das Bundesreisekostengesetz zuständige Bundesinnenministerium setzt erst zum 1.1.2012 die Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder fest, so dass die für steuerliche Zwecke anzuwendende Übersicht auch erst zu diesem Stichtag aktualisiert werden kann. Bis dahin gelten die alten Pauschbeträge fort.