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Neuregelungen im Reisekostenrecht ab 2014

Mit den Neuregelungen bei den Reisekosten soll eine vereinfachte Ermittlung der abziehbaren Reisekosten ab 2014 erreicht werden. Von den Neuregelungen sind die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten betroffen. Dieser Beitrag soll einen kurzen Überblick über die neuen Regelungen geben.

Die erste Tätigkeitsstätte (neu): An die Stelle des bisherigen Begriffs der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ tritt ab 2014 der neue Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Hierbei handelt es sich um eine ortsfeste Einrichtung, an der der Arbeitnehmer unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder länger als 48 Monate tätig werden soll. Ein Arbeitnehmer kann nur „eine“ erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis haben. Entscheidend ist grundsätzlich die Anordnung des Arbeitgebers gemäß dienstrechtlichen Weisungen. 1. Prüfungsstufe – die Zuordnung des Arbeitgebers: Wenn mehrere Tätigkeitsstätten vorhanden sind, bestimmt der Arbeitgeber, welche davon als erste Tätigkeitsstätte gilt. 2. Prüfungsstufe – die quantitative Abgrenzung: Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer keiner bestimmten Tätigkeitsstätte zu, wird eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt, sofern

  • der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder
  • mindestens 1/3 seiner regelmäßigen Arbeitszeit

an einer betrieblichen Einrichtung gemäß seinem Arbeitsvertrag tätig werden soll. Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, wird die seiner Wohnung am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte bestimmt.

Fahrtkosten: Der Arbeitnehmer kann bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit die Fahrtkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten angesetzt werden, sofern der Arbeitnehmer alle Aufwendungen für das Fahrzeug trägt. Dieser pauschale Kilometersatz beträgt für Pkws zzt. 0,30 € je Kilometer. Hier sei jedoch angemerkt, dass die tatsächlichen Kosten je Kilometer i. d. R. weit höher sind und sich somit eine individuelle Ermittlung lohnen kann.

Beispiel 1: Arbeitnehmer A mit Wohnsitz in Düsseldorf ist unbefristet dem Sitz der Geschäftsleitung seines Arbeitgebers in Köln zugeordnet. Er hat dort seine erste Tätigkeitsstätte. Im Monat Juni 2014 wird er an 25 Arbeitstagen nur bei einem Kunden in Bonn tätig. Die Fahrten dorthin legt er mit seinem eigenen Pkw zurück. Die einfache Entfernung von seiner Wohnung in Düsseldorf zum Kunden in Bonn beträgt 72 km.
Konsequenz: Die Fahrten von seiner Wohnung in Düsseldorf zu seiner ersten Tätigkeitsstätte in Köln werden in Höhe der Entfernungspauschale als Werbungskosten berücksichtigt. Für seine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit in Bonn kann A die Werbungskosten nach Reisekostengrundsätzen geltend machen. So kann er z. B. folgende Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen: 25 Arbeitstage × 144 gefahrene Kilometer × 0,30 € = 1.080 €.

Verpflegungsmehraufwendungen:Die bisherige dreistufige Staffelung bei den Verpflegungsmehraufwendungen wird auf zwei Stufen reduziert. Für Inlandsreisen können ab 2014 folgende Pauschbeträge steuerlich berücksichtigt werden:

  • 12 € je Kalendertag, sofern der Arbeitnehmer mehrals 8 Stunden von seiner Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
  • 24 € je Kalendertag bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden,
  • jeweils 12 € für den An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Für die Qualifizierung als An- oder Abreisetag ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung übernachtet.

Die Verpflegungspauschale von 12 € gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige berufliche Tätigkeit „über Nacht ausübt“ (ohne Übernachtung) und er dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Beispiel 2: Arbeitnehmer B hat eine Besprechung mit einem Kunden am Mittwoch um 9 Uhr. Aufgrund der Entfernung muss er bereits am Dienstag anreisen. Er verlässt gegen 20 Uhr seine Wohnung und übernachtet am Ort der Besprechung. Nach der Besprechung reist er wieder ab. Seine Wohnung erreicht er am Donnerstag um 2.00 Uhr.
Rechtslage bis 31.12.2013: B kann lediglich für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 24 € geltend machen, da die Abwesenheitsdauer an den übrigen zwei Tagen unter 8 Stunden betragen hat.
Rechtslage ab 2014: B kann für den An- und Abreisetag jeweils einen Pauschbetrag von 12 € und für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 24 € als Werbungskosten geltend machen, insgesamt also 48 €.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandstätigkeit: Auch für Tätigkeiten im Ausland gelten ab 2014 nur noch zwei statt bisher drei Pauschalen, wobei die gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen erfüllt sein müssen. Die Auslandspauschalen waren bei Ausarbeitung dieses Schreibens noch nicht bekannt. Diese werden aber sicherlich noch vor Jahresende 2013 veröffentlicht.

Änderungen bei der Dreimonatsfrist: Die Berücksichtigung der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen bleibt wie bisher grundsätzlich auf die ersten 3 Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Neu ist ab 2014, dass eine zeitliche Unterbrechung von 4 Wochen unabhängig vom Anlass der Unterbrechung, wie z. B. Krankheit, Urlaub oder Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte, zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist führt.

Doppelte Haushaltsführung: Das Vorliegen eines „eigenen Hausstands“ außerhalb des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte erfordert künftig neben dem Innehaben einer Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter auch eine angemessene finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung. Außerdem muss am Ort der ersten Tätigkeitsstätte die Nutzung einer Zweitunterkunft aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Eine Zweitwohnung an einem anderen Ort kann anerkannt werden, wenn der Weg von dort aus zur ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung zur neuen Tätigkeitsstätte beträgt.

Ab 2014 können als Unterkunftskosten im Inland die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung einer Wohnung oder Unterkunft angesetzt werden – höchstens jedoch 1.000 € pro Monat. Soweit der monatliche Höchstbetrag nicht ausgeschöpft wird, ist eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens in andere Monate im selben Kalenderjahr möglich. Die bisherige Grenze von 60 m2 für eine Wohnung entfällt. Für das Ausland bleibt die Rechtslage unverändert.

Anmerkung: Ggf. müssen die Reisekostenrichtlinien in Ihrem Betrieb angepasst werden. Reisekosten stellen in manchen Unternehmen einen großen finanziellen Belastungsfaktor dar. Lassen Sie sich im Einzelfall von uns beraten!

Doppelte Haushaltsführung bei erwachsenen, wirtschaftlich eigenständigen Kindern

Erwachsene, berufstätige Kinder, die zusammen mit ihren Eltern oder einem Elternteil in einem gemeinsamen Haushalt wohnen, können nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 16.1.2013 Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung als Werbungskosten geltend machen, wenn ihnen die Wohnung am Beschäftigungsort lediglich als Schlafstätte dient.
Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, in dem er einen eigenen Hausstand unterhält, beschäftigt ist und auch am Beschäftigungsort wohnt. Keinen eigenen Hausstand unterhält nach der bisherigen Rechtsprechung z. B., wer in den Haushalt der Eltern eingegliedert ist, ohne die Haushaltsführung wesentlich mitzubestimmen. Das gilt insbesondere für junge Arbeitnehmer, die nach Beendigung ihrer Ausbildung, wenn auch gegen Kostenbeteiligung, weiterhin im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnen.
Im entschiedenen Fall machte ein 43 Jahre alter Steuerpflichtiger vergeblich die Kosten für eine Unterkunft am Beschäftigungsort geltend. Dort hatte er seinen Zweitwohnsitz begründet. Seinen Hauptwohnsitz behielt er im Einfamilienhaus seiner im Streitjahr 71 Jahre alten Mutter bei. In diesem nutzte er ein Schlaf- und Arbeitszimmer sowie ein Badezimmer allein. Die Küche, das Ess- und Wohnzimmer wurden von ihm und seiner Mutter gemeinsam genutzt.
Der BFH entschied hier für alle betroffenen Steuerpflichtigen vorteilhaft. So ist nach seiner Auffassung – anders als bei jungen Arbeitnehmern – bei einem erwachsenen und wirtschaftlich eigenständigen Kind grundsätzlich davon auszugehen, dass es die gemeinsame Haushaltsführung mit den Eltern oder einem Elternteil wesentlich mitbestimmt. Es kann deshalb im elterlichen Haushalt auch einen „eigenen Hausstand“ unterhalten und eine steuerlich relevante doppelte Haushaltsführung begründen.

Reform der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts

Im „Entwurf eines Gesetzes zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ stellt das Bundesfinanzministerium seine neuen Pläne vor. Zu den wichtigsten Punkten wird wie folgt Stellung genommen.

Unternehmensbesteuerung: Die Planungen sehen vor, den Höchstbetrag beim Verlustrücktrag von derzeit 511.500 € (bei zusammen veranlagten Ehegatten 1.023 000 €) auf 1 Mio. € (bzw. 2 Mio. €) anzuheben.

Reisekostenrecht: Das steuerliche Reisekostenrecht soll grundlegend vereinfacht und vereinheitlicht werden. Dazu will der Gesetzgeber bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen die Mindestabwesenheitszeiten verändern und statt der bisherigen dreistufigen Staffelung eine zweistufige Staffelung der Pauschalen (im Inland 12 € und 24 €, Wegfall der niedrigsten Pauschale von 6 Euro) einführen

Im Bereich der Fahrtkosten bei Fahrten zur sog. regelmäßigen Arbeitsstätte soll gesetzlich festgelegt werden, dass es höchstens noch eine solche Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis gibt, deren Bestimmung durch den Arbeitgeber oder anhand von „quantitativen Elementen“ (neuer Begriff: „erste Tätigkeitsstätte“), statt der vom Bundesfinanzhof verwendeten „qualitativen Elemente“ erfolgt; dies führt auch bei der Besteuerung von Dienstwagen zu mehr Rechtssicherheit.

Weitere Vereinfachungen sind im Bereich der Unterkunftskosten im Rahmen der sog. doppelten Haushaltsführung sowie der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Verpflegung geplant.

Inkrafttreten: Die Änderungen des Reisekostenrechts sollen zum 1.1.2014, die zum Verlustrücktrag mit Verkündung des Gesetzes in Kraft treten.

Berufliche Veranlassung der doppelten Haushaltsführung auch bei Wohngemeinschaft

Zu den Werbungskosten gehören auch notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer wegen einer aus beruflichem Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung entstehen, und zwar unabhängig davon, aus welchen Gründen die doppelte Haushaltsführung beibehalten wird. Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, in dem er einen eigenen Hausstand unterhält, beschäftigt ist und auch am Beschäftigungsort wohnt.

Die Lebensführung des Steuerpflichtigen am Beschäftigungsort ist nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs vom 28.3.2012 einkommensteuerrechtlich grundsätzlich unerheblich. Die doppelte Haushaltsführung ist deshalb auch dann beruflich veranlasst, wenn der Steuerpflichtige den Zweithaushalt am Beschäftigungsort in einer Wohngemeinschaft einrichtet. Es spielt also keine Rolle, ob der Arbeitnehmer diesen zweiten Haushalt allein führt oder gemeinsam mit Freunden oder Arbeitskollegen. Das Einkommensteuerrecht sieht insoweit keine weitere Motivforschung für die gewählte Wohnform am Beschäftigungsort vor.

Erst wenn sich der Mittelpunkt seiner Lebensinteressen an den Beschäftigungsort verlagert und die Wohnung dort zum Ort der eigentlichen Haushaltsführung wird, entfällt deren berufliche Veranlassung als Wohnung am Beschäftigungsort.

Vergütung für das Praktikum eines Studenten kann für Kindergeld nachteilig sein

Mit Urteil vom 9.6.2011 hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass die Vergütung für ein Praktikum während des Studiums zu den für den Bezug des Kindergelds schädlichen Einnahmen zählt und nicht um die Kosten für Miete und Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden kann, wenn gleichzeitig der Wohnsitz am Studienort aufgegeben wird. Derartige Aufwendungen für die auswärtige Unterbringung des Kindes in Ausbildung sind durch den Jahresgrenzbetrag für eigene Einkünfte und Bezüge des Kindes von 8.004 € abgegolten.

Im Streitfall unterbrach ein Kind, das seinen Lebensmittelpunkt unverändert im Haus der Eltern beibehalten hatte, sein Studium im Inland und gab seine Wohnung am Studienort auf, um in den USA ein berufsbezogenes Praktikum zu absolvieren. Die Praktikantenvergütung und seine außerhalb des Inlandsstudiums erzielten übrigen Einkünfte und Bezüge überstiegen den Jahresgrenzbetrag.

Der BFH verneinte den Anspruch auf Kindergeld. Da das Kind seine Wohnung am Studienort aufgegeben hatte, könnten die Miet- und Verpflegungsmehraufwendungen nicht unter dem Gesichtspunkt der doppelten Haushaltsführung bei der Ermittlung seiner Auslandseinkünfte abgezogen werden.

Doppelte Haushaltsführung setzt nicht zwingend das Tragen sämtlicher Kosten für zwei Haushalte voraus

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 21.4.2010 entschieden, dass der für eine doppelte Haushaltsführung herangezogene Umstand, ob der Arbeitnehmer für die Kosten des Haushalts aufkommt, zwar ein gewichtiges Indiz, aber keine zwingende Voraussetzung für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung ist.

Im entschiedenen Fall machte ein lediger und nicht selbstständig tätiger Steuerpflichtiger geltend, am Arbeitsort eine Wohnung zu unterhalten und seinen Haupthausstand im Haus seiner Eltern zu führen. Dort hatte er im Dachgeschoss einen Schlaf- und einen Wohnraum für sich, nutzte aber Küche, Bad und WC gemeinsam mit seinen Eltern. Die Aufwendungen für die Wohnung am Beschäftigungsort als Kosten der doppelten Haushaltsführung machte er zunächst erfolglos einkommensteuerlich geltend. Das Finanzgericht wies die Klage ab, weil der Steuerpflichtige bei seinen Eltern keinen eigenen Hausstand unterhalten habe. Insbesondere habe er nicht nachweisen können, dass er sich dort finanziell am Unterhalt eines Hausstandes beteilige, was jedoch Voraussetzung für die Annahme eines eigenen Hausstandes sei.

Der BFH kam zu dem Entschluss, dass grundsätzlich auch ein alleinstehender Arbeitnehmer neben seinem Haupthausstand einen weiteren Haushalt berufsbedingt am Beschäftigungsort unterhalten, also einen doppelten Haushalt führen könne. Nutze der Arbeitnehmer eine Wohnung unentgeltlich, müsse sorgfältig geprüft werden, ob die Wohnung als eine eigene oder als die des Überlassenden, z. B. der Eltern, zu behandeln sei.

Der Umstand, ob der Arbeitnehmer für die Kosten des Haushalts aufkomme, sei zwar ein besonders gewichtiges Indiz für das Unterhalten eines eigenen Haushalts, aber keine zwingende Voraussetzung.